Vous exercez à titre individuel ou en SCP et êtes associé d’une SCM. Vous tenez, avec VigiCompta, votre comptabilité individuelle et celle de la SCM. Et vous souhaitez intégrer dans les états de votre comptabilité votre part des dépenses de la SCM. Ce MédiStoriel est pour vous.
Chaque fichier comptable est indépendant et chacun dispose de ses propres rubriques : le vôtre et celui de la SCM. Pour pallier aux différences de libellé et néanmoins rattacher les dépenses de la SCM aux vôtres, nous allons définir des clés de liaison, identiques dans les deux fichiers. Inspirées du plan comptable général, ces clés se définissent dans VigiCompta, au menu Options, Personnaliser l’exercice, onglet Rubriques. Votre fichier personnel et celui de la SCM sont ouverts. Ils sont de la même année.
Commençons par la SCM. Dans le menu qui surmonte les onglets, choisissez le fichier de la SCM. Ses rubriques se détaillent. Un menu Clés de liaison est présent à droite, sous la liste des rubriques. Dépliez-le et relâchez sur Afficher les clés. Deux colonnes supplémentaires apparaissent. La première montre les clés et permet de les éditer. La seconde affiche une nomenclature de référence qui aide au choix des clés.
L’attribution des clés peut être automatique. VigiCompta analyse les titres de vos rubriques, à la recherche de mots clés, et propose une correspondance avec la nomenclature. Dans le menu Clés de liaison, choisissez Attribuer automatiquement. Un dialogue vous indique le déroulement des opérations. Lisez-le et cliquez sur Attribuer. Dans la liste, toutes les rubriques reconnues portent maintenant un numéro de clé et affichent la correspondance dans la nomenclature. Si certaines rubriques n’ont pu être reconnues, utilisez le menu en dernière colonne pour trouver une correspondance avec la nomenclature. Cliquez sur Appliquer.
A l’aide du menu qui surmonte les onglets, sélectionnez votre fichier individuel (ou celui de la SCP). Si les colonnes des clés ne sont pas visibles, affichez-les avec le menu Clés de liaison. Ici, il est préférable d’attribuer les clés en s’inspirant du fichier de la SCM. Dans le menu Clé de liaison, vous trouvez, sous l’article Nomenclature comptable la liste des fichiers SCM ouverts, de la même année que le fichier sélectionné. Sélectionnez le fichier SCM concerné. Ses rubriques sont accessibles dans la dernière colonne.
Ici également, l’attribution des clés peut être automatique. Dans le menu Clés de liaison, choisissez Attribuer automatiquement. Lisez et validez le dialogue. Les rubriques et sous-rubriques reconnues ont repris les clés équivalentes de la SCM. Vous pouvez tester la pertinence du paramétrage avec le menu Clés de liaison et son article Tester. S’il vous signale une ou plusieurs erreurs, lisez le chapitre suivant. Sinon, cliquez sur Appliquer.
A condition de bien comprendre la portée de vos actes, vous pouvez attribuer manuellement certaines clés. Par exemple pour distinguer certaines sous-rubriques.
Lorsque vous composerez les états de votre exercice individuel en cochant la boîte Avec les écritures de la SCM, VigiCompta recherchera les SCM dont vous êtes un associé et associera leurs dépenses aux vôtres à l’aide des clés :
• Une rubrique de la SCM sans clé n’est pas reportée,
• Une rubrique ou sous-rubrique de la SCM avec clé se reporte dans la rubrique ou sous-rubrique de même clé de votre exercice si elle existe,
• Une sous-rubrique de la SCM sans clé se reporte comme sa rubrique.
Il est donc nécessaire de s’assurer qu’une même clé n’est pas attribuée plusieurs fois, que toutes les rubriques aient une clé et que toutes les clés de la SCM existent dans l’exercice individuel. Vous pouvez le tester par le menu Clés de liaison et son article Tester. Un dialogue vous indique les erreurs éventuelles.
Les clés proposées sont numériques parce qu’inspirées d’un plan comptable. Celles que vous saisissez peuvent être composées de lettres et de chiffres.
Pour intégrer les dépenses de la SCM à vos états individuels, il suffit de cocher la case Avec les écritures de la SCM de la fenêtre Composer un état. Dans un état sur mesure, chaque SCM ajoute une ligne où les dépenses se ventilent dans les rubriques de même clé. Dans la déclaration 2035 ou la balance comptable, les dépenses de la SCM s’ajoutent aux rubriques et sous-rubriques de même clé. Dans le grand livre, les dépenses de la SCM se apparaissent totalisées parmi les dépenses de même clé.