Certaines factures Sésam-Vitale seront en partie réglées par des caisses d’assurance maladie obligatoire (AMO) et complémentaire (AMC) déterminées par les indications de la carte Vitale et le réglage de la facture. Par télétransmission, chaque caisse reçoit les factures qui la concernent. Chaque jour, baptisé journée comptable, elle liquide quelques factures, les met en paiement par virement bancaire et vous le détaille dans un message électronique de Rejet Signalement Paiement (RSP) que récupère ExpressVitale.
Certaines feuilles de soins en papier peuvent faire l’objet d’un RSP.
A l’arrivée, VigiPaiement saucissonne ce RSP en autant d’avis de paiement qu’il contient de factures, puis il s’efforce de retrouver ces factures et enfin, grâce à la date de la journée comptable, de prévoir les virements de chaque caisse en vue du rapprochement bancaire. Vive l’automatisme, pensez-vous ! Il faut parfois aider la réalité pour qu’elle rejoigne la théorie. C’est, au menu Suivi, la fonction Traiter les avis de paiement. Utilisez-la régulièrement et particulièrement avant un rapprochement bancaire.
Une fenêtre affiche la liste des avis de paiement reçus. Elle est recouverte d’un dialogue initial qui vous propose de faire le ménage. Attendez d’être familiarisé avec les avis de paiement pour le faire : décochez les 2 boîtes à cocher et cliquez sur Purger.
La liste détaille chaque avis avec le nom de la caisse, la date de la journée comptable, le montant et un libellé compact qui précise s’il s’agit d’une FSE, de la part AMO ou AMC, la date des soins ou du contrat référent, le nom du patient. Elle se trie en cliquant dans les têtes de colonnes.
Ne vous occupez pas des lignes qui sont précédées d’une coche bleue : elles ont pu être associées à une facture. Focalisez-vous plutôt sur les croix ou les points d’exclamation rouges.
Le point d’exclamation indique que la facture concernée est localisée mais que le montant annoncé est différent du montant attendu. Sélectionnez la ligne. Sous la liste un détail du montant annoncé et du montant attendu ainsi qu’un menu. Vous y désignez à qui affecter la différence avant de cliquer sur Imputer. S’il vous semble que l’avis de paiement concerne plusieurs factures différentes, vous pouvez le scinder puis traiter séparément chacun des 2 avis.
La croix rouge signifie que VigiPaiement n’a pas trouvé la facture. Sélectionnez la ligne pour obtenir un éditeur qui propose de la rechercher par date des soins, par caisse et par patient. Pour élargir la recherche, vous pouvez n’utiliser qu’un seul critère comme le nom du patient ou la date des soins. Au cas où la caisse bégaie, les factures qui ont déjà reçu un avis de paiement apparaissent précédées d’un gros point •. Si vous trouvez la facture, sélectionnez-la puis cliquez sur Associer.
Si vous ne localisez pas de facture, il s’agit peut-être du règlement d’une facture papier que vous n’avez pas saisie. Ou d’un versement de l’aide à la télétransmission. Ou du début ou de la fin d’un contrat référent. Ou d’une facture antérieure à vos débuts sur VigiPaiement. Utilisez le menu Facture, sous la liste, pour Facturer une caisse : une facture libre se présente remplie des informations de l’avis de paiement. Complétez le libellé ou le commentaire et enregistrez la facture. Il se peut que la facture ne reprenne pas les informations de l’avis de paiement. Dans ce cas, mettez à jour VigiPaiement.
Traitez ainsi tous vos avis pour qu’il n’y ait plus de rouge dans la liste. Pour faire le ménage, vous pouvez sélectionner plusieurs avis de paiement et cliquer sur Supprimer.
Lorsque vous recevez votre relevé de banque, c’est le moment de faire le rapprochement bancaire qui concrétisera les paiements et déclenchera la génération des écritures comptables.
Dans le menu Suivi, choisissez Rapprocher la banque. Une fenêtre à onglets s’affiche. Ne nous intéressons qu’à l’onglet Assurances. Dans la liste du haut figurent toutes les caisses qui vous doivent des sous. Le triangle en tête de ligne donne accès à un premier niveau de détail. Vous y trouvez les journées comptables que les avis de paiement ont permis de prévoir. Et, réunies sous la rubrique A traiter au, toutes les factures qui n’ont pas reçu d’avis de paiement.
Commence un jeu de piste. Sur votre relevé, examinez les virements. Le nom de l’émetteur est indiqué suivi d’une référence. Souvent, dans cette référence, vous trouvez mention d’une journée comptable. Les caisses les plus empathiques l’écrivent normalement 27/12/03 pour 27 décembre 2003. D’autres préfèrent l’écrire 031227, l’année le mois le jour. Avec un peu d’entraînement, vous le détecterez rapidement. Quelques caisses n’indiquent rien : insultez-les !
Il faut aussi reconnaître le nom de la caisse. Celle que VigiPaiement connaît sous le nom évocateur de “Assurance Maladie des Professions Indépendante - CMR Alsace - La Strasbourgeoise”, s’intitule peut-être sobrement La Strasbourgeoise sur votre relevé. Bah ! À l’occasion, dans le tableau de bord et son onglet Payeurs, vous sélectionnerez la caisse et à l’aide du bouton Editer, vous changerez son nom.
Sur l’écran, localisez la caisse et dépliez son triangle. Trouvez la journée comptable. Si tous vos avis de paiement ont été traités, la somme est identique au relevé. Sélectionnez la journée comptable et appuyez sur la touche retour. L’écriture comptable se crée en dessous de la liste. Elle prend le nom de la caisse et de la journée comptable. Donnez-lui pour date la date de valeur du virement. Choisissez le compte bancaire. Indiquez la date de l’extrait ou la date du jour dans la case de pointage. Assurez-vous que le montant est bien identique au relevé avant de cliquer sur Rapprocher. L’écriture comptable est générée. Vous ne pourrez plus la corriger.
Vous apprendrez à connaître vos caisses. Celle qui est nommée sur votre extrait mais que VigiPaiement a classée dans Caisse AMO inconnue. Celles qui ont plusieurs centres dans le département et virent ensemble la même journée comptable. Celles qui n’envoient pas de RSP et qu’il faut secouer.